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¿Cumplimos con LOPD?

25/08/2017 | Asemac, Noticias | 0 Comentarios

Aunque ya hace muchos años que la LOPD o Ley de Protección de Datos está vigente en nuestro país y afecta prácticamente al total de las empresas y trabajadores autónomos, una gran mayoría de ellos aún sigue sin haber adaptado su negocio a dicha ley.

Ya que las sanciones por incumplimiento de la Ley de Protección de Datos, pueden ir desde los 900€ hasta los 600.000€ (en función de si la infracción es leve, grave o muy grave), trataremos en este artículo de repasar los requisitos y conceptos básicos que nos ayuden a comprobar si nuestro negocio cumple con la LOPD.

Protección de datos de caracter personal

¿Cómo saber si a mi negocio le afecta LOPD?

La LOPD es de obligado cumplimiento por todos aquellos negocios o empresas que en el transcurso de su actividad almacenen en algún tipo de soporte, (papel y/o digital), ficheros que contengan datos de carácter personal de personas físicas, haciéndolos de este modo susceptibles de su posterior tratamiento y/o uso por nosotros mismos o por terceros.

Es decir, si nuestros clientes (todos o algunos) son personas físicas y anotamos su información personal (con cualquiera que sea el fin: facturación, recibos, reservas hosteleras, citas, comunicaciones, etc), bien sea en una base de datos informática o en cualquier formato papel y lo mantenemos almacenado, el conjunto de esa información recogida es considerada “fichero” y por lo tanto nuestro negocio se verá afectado por la Ley de Protección de datos.

LOPD

¿A que obliga la Ley de protección de Datos a mi empresa?

A continuación enumeramos los tres aspectos básicos y necesarios para el cumplimiento de la LOPD en nuestro negocio:

  • Inscripción de ficheros en la AEPD: La LOPD requiere que cada uno de los ficheros con datos de carácter personal que utilicemos en nuestro negocio sea registrado en la Agencia Española de Protección de Datos. Esto es un trámite mediante el cual informaremos a la AEPD de los ficheros que utilizamos, su nombre, estructura y la finalidad y tipo de los datos que éstos contienen. Éste trámite puede ser realizado online desde la pagina web de la AEPD.
  • Validez/legalidad de la recogida de datos: Para que nuestros ficheros almacenen datos de carácter personal, estos deberán haber sido recogidos con el consentimiento del afectado. Para ello deberemos informar previamente a nuestro cliente del cual vayamos a recoger los datos, de que estos serán incluidos en nuestro fichero y el tratamiento que se hará de ellos. Además de informar sobre el almacenamiento y tratamiento de los datos recogidos, deberemos también obtener el consentimiento de nuestro cliente para poder hacerlo.
  • Preservación y protección de los datos almacenados: La LOPD indica que en función del tipo datos que estemos almacenando en nuestro fichero, deberemos aplicar una serie de medidas de seguridad u otras. Estas medidas estarán orientadas siempre a la conservación de la integridad y la imposibilidad de acceso por parte de terceras partes que pudieran hacer uso de ellos de manera no autorizada.

¿Solo eso?

Aunque básicamente es lo que requiere la Ley de Protección de Datos, a la hora de adaptar nuestro negocio a ella debemos tener en cuenta otra serie de principios como pueden ser (entre otros):

  • Nivel de protección de los datos: Los datos personales que almacenemos podrán pertenecer a tres niveles diferentes de protección (Básico, Medio y Alto) en función del carácter de éstos. El nivel de protección al que pertenezcan los datos nos obligará a aplicar para ellos unas medidas de seguridad más o menos estrictas en cada caso.
  • Derechos ARCO: Debemos dar la posibilidad a nuestros clientes en todo momento de Acceder, Rectificar, Cancelar u Oponerse a los datos personales que de ellos tengamos almacenados.
  • Identificación de accesos: Se deben definir una serie de roles dentro de nuestra empresa e identificar a las personas que los ejercen así como a todos aquellos que tengan acceso a los datos personales contenidos en nuestros ficheros.

Para ampliar todos estos conceptos, si habéis resuelto que vuestro negocio debería cumplir la LOPD, podéis recurrir a la propia ley y comprobar que os corresponde hacer para ello.

Para finalizar, tened en cuenta que aquí se describen los requisitos básicos de la ley a modo de orientación a la hora de saber cuando y como deberíamos adaptar nuestro negocio al cumplimiento de la LOPD. A la hora de proceder con la implantación en nuestra empresa nuestro consejo es recurrir a profesionales que seguramente nos ahorren tiempo y quebraderos de cabeza. Entre nuestros asociados seguro que puedes encontrar asesorías o consultorías que ofrecen estos servicios.

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